I. Đặc điểm của email
1. Cách trình bày đơn giản
- Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng và tính chất thông tin đa dạng.
2. Cách lưu trữ dữ liệu

- Việc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng và phần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn.
3. Chi phí
- Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngày càng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến ít hay nhiều.
4. Truyền cùng một thông điệp đến nhiều người
- Trường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghi họ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đối với e-mail, đơn giản chỉ dùng CC.
5. Hình thức văn bản
- Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần với ngôn ngữ nói hơn ngôn ngữ viết. Chẳng hạn như những câu thăm hỏi về thời tiết cũng được lược bớt, thay đổi lối viết văn chương bằng cách diễn đạt đơn giản tiện cho việc đọc trên màn hình máy vi tính …

II. Cách viết e-mail
Có 2 hình thức viết e-mail: trang trọng và thân mật

Đối với hình thức e-mail trang trọng:

1. CC, BCC, Return Receipt
- To: địa chỉ của người nhận e-mail.
- CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ của người nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail, người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng của nó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan.

- BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCC hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, nên tránh lạm dụng cách gửi này.
- Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc của người nhận.
- Attachment: Tài liệu kèm theo.
- Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đã nhận được e-mail.

2. Subject
- Thông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề để hiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước.
+ Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng trong nội dung.
+ Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ý muốn “Reply”.
+ Tình huống khẩn cấp “Urgent” chỉ dùng khi thật sự cần thiết.
3. Thể hiện sự tôn trọng
- Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải thay đổi cách xưng hô, ta không dùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặc John, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John.
- Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ như Dear Pat Joners.
- Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên.
- Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên.

- Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ.
· Dear Sir / Madam
- Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau:
· Dear Customer Service
· Dear Human Resources Manager
· Dear Marketing Director
- Đối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi.
- Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùng Dr. (Dr. Franklin)

4. Phần nội dung
- Bắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giải thích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail.
- Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi.
- Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏi thông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quan trọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng.
- Khi chuyển sang ý mới, ta cần ngắt dòng để người nhận không cảm thấy khó khăn trong việc đọc nắm ý.
- Khi đề cập đến nội dung cần bàn bạc, thảo luận thì nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sự.
· I am writing/write to … (tell about … / let you know about …)
· I would like to … (tell/send/let …)
· I enjoy/ really like …(+V_ing)

- Nếu có tài liệu đính kèm thì nên báo cho người nhận biết đó là tài liệu gì.
· I enclose … (daily report …)
· The attached file is …(list of students … )
· …
- Khi cần yêu cầu sự giúp đỡ, hỗ trợ từ người nhận thì phải nêu công việc cụ thể.
· Could you help me …(inform the student of final exam…), please?
· I would like to ask your help …
· …
- Khi hối tiếc về một điều gì đó xảy ra không như mong đợi.
I regret to … (tell/inform …)

· I am (very) sorry about/for
· I would like to apologize for …
· …
- Nên tránh sự diễn đạt do dự.
Ví dụ:
· I can not attend the meeting.
à I wish I could attend the meeting.
· We can not finish the plan until April 20.
à We will finish the plan on April 20.

- Nên tránh các hình thức viết tắt, ngắn gọn.
Ví dụ:
· I’m à I am
· I don’t à I do not
· I haven’t à I have not
· …
- Chỉ sử dụng hình thức viết tắt cho phép (được chấp nhận).
· ASAP: as soon as possible
· BTW: by the way
· BFN: bye for now
· BRB: be right back
· IOW: in other words
- Yêu cầu, đề nghị lịch sự khi muốn người nhận hỏi lại nội dung hoặc bất cứ thông tin nào trong e-mail nếu chưa hiểu rõ.

· Please contact me if you have any … (question, complaint …)!
· Please feel free / do not hesitate … to contact me if … (there is any problem…)


- Không gạch dưới, không dùng kiểu chữ to (chữ in hoa), in nghiêng cả câu và ký hiệu đặc biệt. Khi muốn nhấn mạnh từng phần thì ta dùng kiểu chữ to, dấu hoa thị (* *), hay dùng dấu phân cách ( _ )

Ví dụ:
· This is available to members ONLY.
· I meant *JST*, not PST.
· I will need the report by _ 10 a.m. Monday_
· …
- Trường hợp muốn có câu trả lời từ người nhận thì phải nêu chính xác yêu cầu và việc cần làm. Câu hỏi nên cung cấp đầy đủ thông tin và viết ở dạng nghi vấn và để người nhận có thể sắp xếp trả lời.

Ví dụ:
· I would like to know when you can send it out.
và When can you send it out?

· Let me know whether you can make the deadline or not.
và Can you make the deadline?

· …
- Cám ơn về e-mail hồi âm

Ví dụ:
· Thank you for your … (e-mail/reply/ prompt reply/ quick response…)
· It is good/nice/great to hear from you.
· I am glad/happy to hear from you.
· …
- Kết thúc e-mail
· Thank you for your … (interest/assistance/cooperation…)
· I am looking/look forward to … (hearing from you/…)

5. Phần kết luận
- Phải thay đổi phần kết luận so với thư tín thông thường.
Ví dụ:
· Best Regards,
· Best Wishes,
· Regards,
· All the best!
· Continues success,
· Sincerely yours,
· Sincerely

- Nếu người nhận là người không quen biết thì có thể dùng các cách diễn đạt sau:
· Bye for now
· Talk to you later
· Talk to you soon
· Take care
· Have a nice/good/great/wonderful day!

· Have a nice/good/great/wonderful weekend!

6. Chữ ký
- Thường hiển thị địa chỉ e-mail, địa chỉ trang chủ, và họ tên của người gửi. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp mà có cách viết như chức vụ, nghề nghiệp, chỗ ở, số điện thoại. Nói chung, chữ ký trong e-mail được ghi nguyên văn, nhưng cũng không nên quá dài.
- Khi đọc số điện thoại trên chữ ký, tốt hơn ta nên bắt đầu từ mã quốc gia.
- Từ chữ ký, ta có thể hiểu thêm về phương châm kinh doanh hoạt động của người gửi thư.
- Hãy đặt quy ước về chữ ký, chẳng hạn như quy ước dùng trong kinh doanh, dùng cho cá nhân, dùng trong nước, dùng ở nước ngoài.

7. Đính kèm
- E-mail có thể đính kèm tài liệu như hình ảnh, biểu đồ …
+ Có thể đính kèm địa chỉ của mình để người nhận hiểu ngay thông điệp là do ai gửi.
+ Dung lượng đính kèm qua internet là 50KB. Nếu dung lượng đính kèm quá lớn, ta nên dùng phương pháp nén.
+ Khi gửi e-mail lần đầu không nên đính kèm tài liệu vì sẽ mất thời gian, ngay cả người nhận cũng cảm thấy không cần thiết phải đọc tài liệu đính kèm. Chỉ thực hiện việc đính kèm tài liệu khi được yêu cầu.
Đối với hình thức e-mail thân mật:

Xét về nội dung cần trình bày trong e-mail thì cũng tương tự như e-mail trang trọng. Nhưng hình thức trình bày đơn giản hơn, ngắn gọn hơn. Cụ thể như sau:
- Đầu thư:
· Hi/ Hello/Dear + tên riêng,
· Dear Friends/Colleagues/Fellows/Members/Everyone,
- Nội dung thư:
· Không cần diễn đạt ý muốn nói thành một câu văn hoàn chỉnh.
· Có thể dùng hình thức viết tắt như I’m, I don’t …
· Được dùng các ký hiệu đặc biệt để diễn tả cảm xúc như L,…

- Cuối thư:
· Bye/ See you/ Take care
· Thanks,
· Cheer,
· Good luck